6 راهکار برای مدیریت زمان - از صفر تا بی‌نهایت

تاریخ انتشار: ۱۴ مهر ۱۴۰۲

بازدید: 658 بازدید

۱. مدیریت زمان با مدیریت عادت‌ها

مدیریت زمان به این معنا نیست که ما همیشه سرمان شلوغ باشد. بلکه مدیریت زمان یعنی انجام کارهای مفید در مدت زمان مناسب. مدیریت زمان یعنی استرس کمتر، شادی بیشتر و موفقیت و آرامش بیشتر.

قبل از هر چیز یک خاطره از کودکی‌ام را تعریف می‌کنم. زمانی که بچه بودم توی حیاط بزرگ خانه‌مان سبزی می‌کاشتیم. بعد از ظهرها هم آن‌ها را آب می‌دادیم. یادم نمی‌آید دقیقاً هر روز بود یا هر دو سه روز یک بار بود، ولی به هر حال هر وقت سبزی‌ها را آب می‌دادیم با وجد و شور آن دور و بر بودم.

گاهی اتفاقی می‌افتاد که برای من خیلی هیجان انگیز بود. به طور ناگهانی از یک جای باغچه سوراخی باز می‌شد و تمام آب به آن حفره کشیده می‌شد. مثل یک سیاهچاله. تا این اتفاق می‌افتاد پدرم با بیل حجم زیادی از خاک آن اطراف را برمی‌داشت و کناری می‌انداخت بلکه موجودی با نام «آب‌دزدک» را دستگیر کرده باشد.

گاهی در جمع‌های مختلف بین پدرها راه‌حل‌های مختلفی در مورد مقابله با آب‌دزدک مطرح می‌شد. هر چه بود اگر آب‌دزدک را از بین نمی‌بردی، تمام آب باغچه را فرو می‌بردند و کار باغچه و سبزی‌ها یکسره می‌شد.

من گاهی فکر می‌کنم عادت‌های روزمره ما می‌توانند مانند آب‌دزدک همان بلا را بر سر زمان بیاورند. عادت‌های خود را باید تغییر دهیم. این اولین چیزی است که من فهمیده‌ام. تجربه سنگینی بوده است ولی ارزشمند است.

من خیلی‌ها را دیده‌ام که همیشه یک سری کاغذ را خط‌کشی می‌کنند و سعی می‌کنند کارهای روزمره خود را با فاصله ۵ دقیقه یا حتی بی‌فاصله زمانی در آن جدول‌ها بچینند و بعد فردای آن روز همه آن کارها را انجام دهند. به گمان آن‌ها این کار یعنی مدیریت زمان. البته مشخص است که این چنین برنامه‌ای هیچ وقت پیاده نخواهد شد.

مدیریت زمان می‌تواند انجام ندادن بعضی کارها باشد. یا حتی خیلی ساده رویاپردازی در مورد آینده باشد.

ما زمان را مدیریت نمی‌کنیم بلکه خودمان را مدیریت می‌کنیم. با تغییر عادت‌های روزمره می‌توانیم از زمانی که در اختیار داریم به بهترین شکل ممکن بهره ببریم.

نتیجه: این افراد بعد از مدتی خسته شده و برنامه‌ریزی را رها می‌کنند. و زمان مفید زندگی خود را از دست می‌دهند. چون از مسیر اشتباهی وارد می‌شوند. تا زمانی که در باغچه شما تعدادی آب دزدک هست، شما هیچ‌گاه با آبیاری بیشتر و بیشتر نخواهید توانست سبزی پرورش دهید. بلکه باید ابتدا عادت‌های غلط خود را بشناسید.

۲. هدف‌های خود را روی کاغذ بیاورید

معجزه هدف. تا هدف بزرگ و مشخصی نداشته باشیم، مسیرهای سخت و مهم را در زندگی طی نخواهیم کرد. بدون هدف مشخص، فرق بین رفتار الف و رفتار ب هرگز مشخص نخواهد شد.

مدیریت زمان هیچ معنایی ندارد، اگر که ندانید از زندگی چه می‌خواهید! زمان را برای چه مدیریت کنید؟ برای چه چیزی می‌خواهید نهایت بهره را از زمان روزانه خود ببرید؟

ابتدا باید برای خود مشخص کنید که از زندگی چه می‌خواهید. این هدف باید مشخص و واضح باشد. در مقاله «چرا قانون راز کار نمی‌کند؟» راجع به هدف مفصل صحبت کرده‌ام. در آنجا گفته‌ام که هر خواسته‌ای هدف نیست.

بعد از اینکه هدف خود را مشخص کردید، خواهید دانست که از زندگی چه می‌خواهید. و خواهید دانست که برای به دست آوردن چه چیزی باید در چه مسیری حرکت کنید. بعد از آن است که معنی دارد از خود بپرسیم کدام رفتار، کدام کتاب، کدام فیلم، کدام آدم و … ما را به هدف ما نزدیک‌تر می‌کند. و بر همین مبنا می‌توانیم یک سری از رفتارها، عادات روزانه، کتاب‌هایی که می‌خوانیم، فیلم‌هایی که می‌بینیم، شبکه‌های اجتماعی و آدم‌هایی که اطراف ما هستند ولی دوستان واقعی و هم هدف ما نیستند را از زندگی خود حذف کنیم.

بعد از حذف زوائد، آمادگی این را داریم که تمام وقتی که صرف امور و افراد بیهوده می‌کردیم را به فعالیت‌های مرتبط با اهدافمان اختصاص دهیم.

ما نیازمندِ شجاعتِ حذف‌کردن هستیم. حذف جزئیات، حذف گذشته، حذف نامه‌ها، حذف صداها، حذف دلتنگی و همچنین حذف برخی از افراد.
– جبران خلیل جبران

۳. قدرت نه گفتن. تا نه نگویید نمی‌توانید زمان خود را مدیریت کنید.

در همین راستای حذف زوائد، یک مهارت مهم که لازم است کسب کنیم، مهارت نه گفتن است.

باید به بعضی کارها، بعضی آدم‌ها، بعضی عادت‌ها نه بگویید. باید یک سری کارها را انجام ندهید. یک سری مهمانی‌ها و دور‌هم‌نشینی‌های بی‌فایده را کنار بگذارید. باید استفاده از اینترنت را محدود به کارهای مهم و مفید کنید. به خیلی چت‌ها نه بگویید. به دیدن خیلی فیلم‌ها نه بگویید. و این نه گفتن تا آن‌جایی پیش برود که تقریباً هیچ چیزی بیخودی وقت شما را صرف خود نکند.

بدون قدرت نه گفتن، شما فرد ضعیفی خواهید بود که همیشه در مدیریت زمان خود مشکل دارید. در این حالت این دیگران هستند که مدیریت زمان شما را در اختیار دارند. این دیگران هستند که استعدادهای شما را برای هدف‌های خود به کار می‌برند. این دیگران خواهند بود که شما را به استخدام مفت و مجانی خود درمی‌آورند. وقتی خرشان از پل گذشت، چه بسا که نه تنها فراموشتان کنند که حتی از اینکه موفقت لازم را کسب نکرده‌اید، شما را به باد تمسخر هم بگیرند.

استعداد شما برای موفقیت‌های دیگران خرج خواهد شد؛ اگر که قدرت نه گفتن نداشته باشید.

۴. قبل از برنامه‌ریزی برای آینده باید ارزیابی از گذشته خود داشته باشید.

من یک تجربه خیلی تکان‌دهنده در مورد خودم و دانش‌آموزانم داشته‌ام. در مورد یک روش ارزیابی زمان قبلاً در مقاله «باشه بعداً انجام می‌دم و هیچ‌وقت انجام نمی‌دم» نوشته‌ام.

در آن مقاله گفتم که کارهای روزمره ما به چهار گروه زیر تقسیم می‌شوند:

الف) لازم و ضروری
ب) لازم ولی غیرضروری
ج) غیرلازم ولی ضروری
د) نه لازم و نه ضروری

می‌توانید به آن مقاله مراجعه کنید. اما خیلی خلاصه اینکه ما می‌توانیم جدولی داشته باشیم شامل ۵ ستون به ترتیب زیر:

ستون اول ردیف است. طبیعتاً در این ستون فقط شماره می‌گذاریم. از یک تا هر چند. یعنی اولین کاری که انجام دادیم، دومین کاری که انجام دادیم و …
ستون دوم به نام فعالیت اختصاص دارد. مثلاً چک کردن اینستاگرام یا خواندن یک کتاب خاص.
ستون سوم به ساعت شروع فعالیت؛
ستون چهارم به ساعت پایان فعالیت؛
ستون پنجم هم به ارزیابی اختصاص می‌یابد.

در ستون ارزیابی یکی از انواع الف تا د که در بالا گفتیم را ذکر می‌کنیم. مثلاً

اولین کار روزانه ما صبحانه خوردن بوده است، که ساعت ۷ شروع شده و ساعت ۷.۴۵ دقیقه تمام شده است. این کار ضروری است ولی لازم نیست.

توصیه می‌کنم برای اینکه بدانید ارزیابی چهارگانه دقیقاً یعنی چه، حتما مقاله‌ی «باشه بعداً انجام می‌دم و هیچ‌وقت انجام نمی‌دم» را بخوانید.

توجه داشته باشید که

این جدول را باید صادقانه پر کنید. یعنی ساعت شروع و پایان را دقیق بنویسید.
نکته دوم اینکه این جدول شامل تمام رفتارهای شماست. مانند یک دفتر حسابرسی که حتی هزارتومان درآمد یا خرج‌کِرد نباید در آن غایب باشد. حتی خوابیدن و سرویس بهداشتی رفتن و …
نکته سوم اینکه باید برای مدت زمان یک ماه این کار را بکنید.

حالا تجربه عجیب خودم را بگویم.

اول اینکه آدم‌ها خیلی زود از این جدول خواهند ترسید!
دوم اینکه پی‌می‌بریم که تصور ما راجع به نوع صرف زمان، همیشه برعکس است. یعنی اگر فکر می‌کنیم که دو ساعت در روز مطالعه می‌کنیم، احتمالاً چیزی کمتر از یک ساعت مطالعه داریم؛ البته آن هم بدون احتساب زمان‌هایی که فکر به جایی دیگری پرت می‌شود. فقط بر مبنای ساعت شروع و پایان یادداشت شده، ما احتمالاً کمتر از نصف زمانی که تصور می‌کنیم کاری مفید را انجام می‌دهیم، به آن می‌پردازیم. و همچنین اگر فکر می‌کنیم که در شبانه روز فقط نیم ساعت در اینستاگرام می‌چرخیم، احتمالاً بیشتر از دو ساعت آنلاین هستیم.
سوم هم اینکه حتی فکرش را هم نمی‌کنیم که ما کل ساعت روزانه‌مان را به چهار یا پنج کار مشخص که احتمالاً هیچ ربطی به برنامه درازمدت ما ندارند صرف می‌کنیم. از آن تعجب‌برانگیز‌تر هم اینکه حتی تصورش را هم نمی‌کنیم که امروز و فردا کردن کارهای مهم زندگی ما، گاه ممکن است چند هفته، چند ماه و یا چند سال به طول بیانجامد!

بدون داشتن چنین جدولی که لیست تمام فعالیت‌های روزمره ما جلو چشممان باشد، مدیریت زمانی وجود ندارد.

باید ابتدا بدانیم که دقیقاً چه کاری را چه مدت زمان در روز انجام می‌دهیم؛ سپس زوائد را کم و کم‌تر کرده و هر بار زمان بیشتری را به کارهای اصلی زندگی‌مان اختصاص دهیم.

غیر از این باشد، شما همچنان همان کارهای اشتباه را انجام می‌دهید و همچنان همان نتایج مسخره را دریافت می‌کنید و همچنان در همان توهم هستید که با بقیه فرق دارید و زندگی شما در معرض خطر تلف شدن قرار ندارد و بالاخره همین امروز و فرداست که به تمام خواسته‌های خود برسید.

باید بگویم که خیر اینطور نیست. باید ترس را کنار بگذراید و این جدول را خیلی صادقانه و کامل پرکنید.

در همین زمینه: روشی برای سازماندهی هر چه بهتر کارها و پروژه‌ها

۵. حرف زدن را همه بلدند. اهل عمل باشید.

اگر بازنده‌ها و برنده‌ها، هر دو راجع به اهداف و رویاهای بزرگ صحبت می‌کنند پس باید یک وجه ممیزه دیگری بین این دو گروه وجود داشته باشد! نه؟ آن وجه ممیزه چیزی جز عمل‌گرایی نیست.

فردی را در نظر بگیرید که از کسی پولی طلب دارد. فرد بدهکار امروز و فردا می‌کند. حالا دو تا فرض متفاوت را در نظر بگیریم.

فرض یک: طلبکار فکر می‌کند که نیت بدهکار خیر است. او روزی پول او را خواهد داد.

فرض دو: طلبکار فکر می‌کند که نیت بدهکار بالاکشیدن پول است و دارد با امروز و فردا کردن وقت طلبکار را تلف می‌کند.

به نظر شما در هر یک از حالت‌ها رفتار طلبکار چگونه خواهد بود؟

در حالت دوم، حتماً طلبکار خواهد رفت و یقه‌ی بدهکار را خواهد چسبید و تا پولش را زنده نکند از در خانه‌ی بدهکار برنمی‌گردد!

باید در مواجه با خودمان مثل حالت دوم باشیم. یعنی یقه خودمان را بگیریم و تا اهداف و خواسته‌های خودمان را وصول نکرده‌ایم – عملی نکرده‌ایم – کوتاه نیاییم. اینکه امتحان کردم نشد. من خواستم ولی چیزی مانع شد و … همه بهانه‌های رنگ به رنگی است که به کار من و شما نخواهد آمد.

به تعداد موهای سر من و شما آدم‌هایی هستند که تمام حرف‌های روانشناسان و جامعه‌شناسان را فوت آب هستند ولی به هیچ جایی نرسیده‌اند. چون اهل عمل نیستند.

تا زمانی که کاری انجام نشده است باید به خودتان گیر بدهید که بشود!

actions speak louder than words

اگر بعد از اولین تلاش کوتاه بیایید، اگر بعد از یکی دو بار سعی کردن رها کنید، اگر یقه‌ی خودتان را سفت نچسبید و تا کار انجام نشده است آن را رها نکنید، مسلم بدانید که یک شکست خورده تمام عیار خواهید بود.

با این تفاوت که هزار و یک جور حرافی و نظریه‌بازی و فلسفه‌بافی بلد هستید که خودتان و دیگران را فریب بدهید.

باید روی کار تمرکز کنید. چرا نشده است؟ چه مشکلی داشته که باید برطرف می‌شده است؟ چه چیزی می‌بایست می‌دانستید تا این موضوع را به سرانجام برسانید؟ آیا باید روش کار خود را عوض کنید؟ آیا باید تلاش خود را چند برابر کنید یا اینکه باید چیزهایی جدیدی یادبگیرید؟

۶. یک فیل را لقمه لقمه می‌خورند!

برای اینکه بتوانید کاری را به نحو احسن انجام دهید باید آن را به اجزاء کوچکتری تقسیم کنید و سپس هر بار قسمتی از آن‌ها را انجام دهید.

در مقاله‌های «اهمالکاری»، «باشه بعداً انجام می‌دهم و هیچ وقت انجام نمی‌دم»، «بعداً وجود نداره، بعداً آدم پیر می‌شه» و «به تعویق انداختن کارها را با این دو روش ساده درمان کنید» به طور مفصل به مفهوم، دلایل و درمان‌های اهمالکاری پرداخته‌ام.

فقط باید اینجا یک نکته را بگویم. یکی از راه‌های مدیریت زمان این است که کارها را به اجزاء خورد تقسیم کنیم. اگر این کار را نکنیم در نتیجه بزرگ بودن و پیچیده بودن کاری آن را به تعویق می‌اندازیم و باز همان آش و همان کاسه. مدیریت زمان و روند انجام کارها از دست ما در می‌رود.